１分で分かる「工務店の業務効率化」
こんにちは、株式会社IEDIAのCRO家田 暁です。この記事は、工務店の業務効率化について1分でまとめました。
おすすめ読者
・業務に非効率な部分が多いがどこから手を付けてよいのか分からない工務店
・ツールを入れたが、メンバー・職人が使ってくれない工務店
工務店の業務効率化で大事なポイントは以下の3点になります。
（１）付加価値の高い業務と、定常的な業務を分けて考えよ
（２）”今の”自分たちに合った管理方法を確立せよ
（３）システムだけでなく、業務も変えろ
１つ１つ簡単に説明します。
（１）付加価値の高い業務と、定常的な業務を分けて考えよ
業務を大きく２つに分けて考えてみましょう。
１つが専門性が必要となり、付加価値の高い業務（高付加価値業務）、もう１つが、定常的な操作で同じような作業を繰り返す業務（定常業務）となります。
この２つは効率化の方向性が異なります。
高付加価値業務は、「業務の習得や高度化を効率化する」、定常業務は、「人手が必要な部分をなるべく減らす」が方向性となります。
今から対象業務を洗い出す場合は、この２軸で考え、すでに洗い出している場合は、振り分けてみましょう。
例えば、「工務店を決める上で最も重要な要素は営業の対応」と言われることを踏まえると、接客業務は高付加価値業務に該当します。そのため、新しくその業務を担当する人が如何に効率よく習得できるか／エースの振る舞いに近づけるか、の観点で効率化を考えます。
一方の定常業務は、例えば顧客管理などが該当します。顧客管理であれば、入力手間を如何に減らすか、状況の確認が如何に正確に・リアルタイムに・スムーズに行えるか、の観点で効率化を考えます。
（２）”今の”自分たちに合った管理方法を確立せよ
販売されている業務効率化ツールを導入するか、しないかの2択で検討している場合は、一度立ち止まって他の選択肢も検討してみましょう。
以下の4つの選択肢があります。
①今のまま何もしない
②今使っているツールを少し進化させる
③販売されている業務効率化ツールを導入する
④自分たちのやりたいことができるシステム・アプリを開発する
１つずつ見ていきます。
①投資対効果が合わないのであれば①も十分に懸命な選択肢です。
②無理に背伸びをせず、現在業務で使っているツールをもっと使いやすく、高度化する選択肢です。
例えば、EXCELやSpreadsheetに、マクロやAppsScriptと呼ばれる仕組みで、ほしい機能を組み込むことでこれまでより高度なことを実現します。
③販売されている（サブスク含む）住宅・建築業界向けの業務効率化ツールを導入します。
自分たちが使いこなせて、やりたいことにもマッチしている場合はコストパフォーマンスが良い場合が多いです。一方で、とりあえず入れてみたという場合、現場（特に年配の方）が使ってくれない。結局EXCELと両方に入力することになった、という声を聞くことも多いです。
④自分たちのやりたいこと（要件）を満たすシステム・アプリを開発する選択肢です。②よりも更に高度なことがしたい場合に該当します。例えば、年配の方に合わせて見やすく・分かりやすく・機能を最小限にしたいであったり、逆にあれもこれも入れた唯一無二のものが必要だという場合。もしくは、特殊な業務のため対応できるツールが無い場合には④が選択肢になってきます。ただし、高額になることがお多いので、投資対効果は見極めましょう。ノーコード・ローコードツールでも開発可能ならそれに越したことはないですが、本当に１から作っていくスクラッチ開発の場合はかなり高額になります。
（３）システムだけでなく、業務も変えろ
DXだ、デジタル化だ、と言われるこの時代、「業務効率化」というとシステムの話に重心が寄ってしまいがちですが、業務そのもののフロー（流れ）を見直すことも重要です。
システムだけが新しくなって、業務がついてこない。もしくは、効率の悪い業務フローのまま、システムを業務に合わせてしまって、業務効率化の効果が限定的、というのは実際かなりの現場で起きていることです。
現在の業務のフローを整理し見える化して、非効率な部分を見つけて改善していくことが肝要です。または、販売されているツールを導入した場合、そのツールが示すフローに業務を合わせていくという手もあります。
いずれにしてもシステムと業務の両面で効率化を図っていきましょう。
この記事では、工務店の業務効率化について見ていきました。
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